Des processus efficaces et stratégiquement alignés sur l’activité sont depuis longtemps un objectif pour les entreprises du monde entier. Longtemps, l’analyse et la conception des processus n’a pu se faire que sur des bases qualititatives. Le développement des technologies de process mining permet désormais d’ajouter une dimension quantitative et en temps réel à l’analyse des processus.
Qu’est-ce que le process mining ?
L’optimisation des processus, à la fois dans leur conception et leur exécution, est cruciale pour la productivité, la conformité et la gestion des coûts. Historiquement, les entreprises ont eu du mal à obtenir une visibilité complète et des connaissances précises sur la façon dont leurs processus sont réellement exécutés. La cartographie des processus permet de savoir comment un processus est censé fonctionner, pas comment il fonctionne réellement.
Le process mining change tout cela en exploitant une source de données techniques, jusqu’ici exploitées uniquement à des fins de résolution de bugs. La plupart de vos applications d’entreprise (comme SAP et Salesforce) enregistrent chaque activité et transaction qui se produit à chaque étape d’un processus dans des « journaux d’événements », communément appelés « fichiers de logs ».
Ces données constituent la base de l’exploration des processus. En termes simples, l’exploration de processus fait l’analyse historique de chaque opération du début à la fin, révélant les différents chemins empruntés par un processus.
Il donne un aperçu des goulots d’étranglement et des reprises inutiles, ce qui en est particulièrement révélateur au moment de l’audit des processus.
D’après notre partenaire Celonis, le process mining permet d’obtenir la vision la plus réaliste possible du fonctionnement actuel de l’entreprise :
Le Process Mining est défini comme une discipline analytique permettant de découvrir, de contrôler et d’améliorer les processus tels qu’ils sont réellement et non tels qu’on les imagine
Comment fonctionne le process mining ?
Les processus d’entreprise modernes sont incroyablement complexes. Ils s’exécutent à travers une variété de systèmes qui utilisent différents types de données, ont différents utilisateurs, et appartiennent à différents départements.
Dans la forme la plus basique du process mining, un utilisateur peut simplement exporter un journal de logs d’un système sous forme de .csv et le télécharger vers l’outil d’analyse de processus. Les outils les plus puissants du marché, comme Celonis ou UiPath, permettent l’ingestion de données automatiquement et en temps réel.
À mesure que les multiples éléments du système d’information exécutent des opérations, ils génèrent des traces dans les fichiers de logs. La technologie d’extraction de processus utilise ces traces pour reconstruire visuellement ce qui se passe dans le processus.
Ces journaux de logs contiennent, au minimum, trois éléments clés des processus pour chaque opération exécutée :
- ID du cas – une référence unique à chaque objet ou donnée ;
- Activité – l’étape du processus par laquelle le cas est passé ;
- Horodatage – l’heure à laquelle ce cas spécifique est passé par cette étape.
Des informations supplémentaires peuvent également être ajoutées afin d’enrichir le contexte, par exemple le nom du fournisseur pour une facture, ou le niveau de priorité pour un ticket destiné à l’IT.
Sur la base des logs analysés, les outils de process mining peuvent reconstruire la séquence chronologique d’événements qui montre tous les chemins différents empruntés par les cas pour aller du début à la fin du processus. Chaque chemin unique est appelé une variante, les variantes qui ne suivent pas un chemin standard (« happy path » en anglais) étant appelées des déviations.
La découverte des processus vous permet d’explorer cette carte interactive des processus et de voir toutes les différentes variantes. La vidéo ci-dessous illustre cette carte interactive (source : UiPath) :
Quel intérêt pour votre projet de transformation digitale ?
Dans le cadre d’un projet de transformation digitale, le process mining offre des avantages considérables. Généralement nous recommandons à nos clients de réaliser un audit de maturité digitale avant tout changement ou projet de transformation. Cela permet d’avoir une vision réelle de la situation actuelle, de mieux définir la vision cible, et ainsi de préparer la trajectoire menant de l’une à l’autre.
Entre autres avantages, le process mining permet de :
- cartographier les processus réels dans l’ensemble de votre entreprise, à grande échelle, avec un effort humain minimal ;
- identifier les goulots d’étranglement prêts à être automatisés, les déviations et les processus inefficients ;
- exploiter des données pour améliorer le retour sur investissement de l’automatisation ;
- générer des tableaux de bord faciles à comprendre pour un reporting rapide aux parties prenantes de l’entreprise ;
- surveiller en permanence les processus pour mesurer l’impact des améliorations et du retour sur investissement ;
- renforcer la conformité grâce à des pistes d’audit et des rapports complets.
En synthèse, le process mining fournit une source unique de vérité sur les processus et réduit les silos entre les départements. L’objectif est de comprendre parfaitement vos processus, afin de favoriser un cycle d’amélioration continue qui facilite les initiatives de transformation digitale.
A propos de StoryShaper :
StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.
Sources : StoryShaper, UiPath, Celonis, Gartner
