Les contrats constituent une mine inexploitée de données sur une entreprise, définissant les relations et les attentes des différents projets en cours. Par nature, ils touchent tous les maillons de la chaîne de valeur d’une organisation. De la planification de la demande à la conformité, de la tarification à l’expédition et à l’acheminement, de la gestion des canaux à la rentabilité, ces documents stratégiques prévoient ce que vous achetez, ce que vous vendez et comment vous le faites quotidiennement.
Avec une gestion optimale, les contrats peuvent vous permettre de faire des économies, d’augmenter vos revenus et de vous conformer avec simplicité aux règles en vigueur. En particulier, un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats – Contract Lifecycle Management en anglais – soulagera vos équipes informatiques, qui s’assurent que chaque technologie utilisée par l’organisation est bien gérée, conforme et qu’elle offre une valeur maximale.
A quoi sert un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
De nombreux défis commerciaux complexes – accueil des clients, agilité de la chaîne d’approvisionnement, performance commerciale, risque d’entreprise – résident dans les contrats. Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats analysent dynamiquement les contrats tout au long de leur cycle de vie, de leur initiation à leur expiration ou à leur renouvellement inévitable, en passant par leur exécution et leurs performances. L’objectif à atteindre est clair : s’assurer que l’objet de chaque contrat est pleinement réalisé.
Les caractéristiques clés d’un CLM
- Normalisation : grâce à de solides bibliothèques de clauses et de modèles, les utilisateurs sont encouragés à respecter les normes contractuelles et le langage approuvé.
- Capacités de recherche : une fonctionnalité de recherche robuste et flexible permet aux utilisateurs de consulter rapidement et à la demande des informations contextuelles et critiques, sans avoir à les demander.
- Collaboration avec des tiers : un portail web adaptable et personnalisable facilite la collaboration avec des tiers.
- Gestion post-signature : avec la possibilité d’appliquer des clauses à des types spécifiques de contrats et de modèles de contrats.
- Intégration avec d’autres systèmes : avec des API permettant un échange de données transparent et fiable avec les systèmes existants de gestion de la relation client (CRM), de gestion intégrée (ERP), de gestion financière et d’approvisionnement.
- Rapports et analyses : des tableaux de bord configurables par l’utilisateur avec des données dynamiques en temps réel sur les écarts, les échéances, les dates de renouvellement et d’autres paramètres critiques.
Une valeur ajoutée cruciale pour les services informatiques
L’accent mis par les services informatique sur la valorisation des investissements technologiques s’accorde parfaitement avec l’un des principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des contrats : veiller à ce que les entreprises tirent le maximum de valeur de chacun des contrats qu’elles détiennent. Il s’agit en outre de garantir la conformité et de minimiser les risques.
Dès lors, faire des processus contractuels un axe de la transformation digitale libère un énorme potentiel en termes d’efficacité et de revenus. Le CLM permet d’accéder à des données précieuses, généralement cachées dans les nombreuses pages des divers contrats d’une organisation. Il conduit à des opérations plus fluides, en évitant les perturbations et en permettant une prise de décision plus rationnelle.
Une tendance qui s’affirme au sein des entreprises
Les entreprises recherchent de plus en plus de solutions CLM qui fonctionnent à leur échelle. C’est précisément ce que fait le logiciel, en reliant les processus contractuels à des opérations telles que l’exécution des commandes et la facturation, afin d’éliminer les erreurs humaines, de réduire les risques et d’améliorer la précision des prévisions.
Aujourd’hui, les organisations travaillent généralement avec quatre systèmes d’enregistrement qui constituent leur « colonne vertébrale » : les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), de gestion de la relation client (CRM), de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) et de gestion du capital humain (HCM).
Une plateforme CLM efficace s’intégrera de manière transparente aux piles technologiques existantes, et il est clairement avantageux de relier les données contractuelles aux systèmes d’entreprise environnants. En effet, elle permet de supprimer les silos d’informations, ce qui rend les processus contractuels plus rapides et plus faciles pour chaque équipe tout au long de la chaîne de valeur. Ces partenariats approfondis permettent également d’offrir une expérience globale en tant que « cinquième système d’enregistrement ». Le CLM est une valeur ajoutée avérée pour l’entreprise.
Les intégrations s’avèrent encore plus précieuses à l’ère de l’IA générative. Avec un CLM qui s’intègre à l’ERP, au SCM, au CRM et au HRM, les services informatiques peuvent fournir à leurs organisations des pools de données d’entreprise qui alimentent des insights supérieurs pilotés par l’IA.
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Sources : StoryShaper, Icertis.
