Souvent, la dynamique d’adoption du CLM (Contract Lifecycle Management) au sein de votre équipe juridique est suffisante pour le déployer à l’échelle de votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer. En bref, il ne vous manque pas la volonté mais le plan d’action. Bien que l’enthousiasme soit un facteur déterminant, l’attitude seule ne suffit pas à faire adopter un nouvel outil par d’autres personnes – surtout lorsqu’elles ne sont pas directement du métier.
Dans cet article, nous vous proposons quelques conseils pour étendre votre CLM à d’autres équipes afin d’améliorer vos processus et augmenter votre retour sur investissement.
Quelques étapes à franchir pour déployer votre CLM
Chaque équipe de votre organisation est constamment occupée à jongler avec sa propre charge de travail, ses objectifs et ses contraintes. Dès lors, il vous sera ardu de les convaincre d’ajouter une nouvelle étape à leurs processus, même si celle-ci leur permettra de gagner du temps. Les cinq étapes qui suivent vous permettront de mettre en œuvre progressivement votre système CLM, avec réflexion et flexibilité.
1. Identifier vos partenaires potentiels
Les équipes juridiques internes sont généralement les championnes du CLM, mais presque toutes les divisions de votre organisation peuvent bénéficier de celui-ci d’une manière ou d’une autre. Vous pouvez même faire preuve de créativité et utiliser des outils CLM existants pour des cas d’utilisation uniques, tels que la billetterie ou la gestion de projet. Ces opportunités de synergies doivent être votre boussole pour convaincre vos potentiels partenaires.
Ainsi, dressez d’abord la liste des équipes ou des services qui, selon vous, peuvent tirer parti du CLM.
Voici quelques exemples courants de l’impact des CLM sur les organisations :
- Les équipes informatiques peuvent maintenir la conformité et la sécurité
- Les équipes de vente peuvent conclure des deals plus rapidement
- Les équipes chargées des achats peuvent évaluer les performances de leurs fournisseurs
- Les équipes RH peuvent améliorer la transparence et la collaboration interne
2. Choisir une équipe de départ
Après avoir élaboré votre feuille de route pour chaque division, il est temps de faire le premier pas. En commençant par un seul département, vous pourrez étendre progressivement la portée de votre CLM tout en testant les conditions d’un déploiement complet.
Quelques critères peuvent faciliter la collaboration :
- Les relations : si vous connaissez déjà quelqu’un d’une autre équipe et que vous travaillez avec lui, cela peut créer une dynamique dans le projet d’implémentation. Le choix d’un partenaire de mise en œuvre ou d’un co-responsable vous aidera également à personnaliser l’approche dans les étapes suivantes.
- Les sujets communs : un flux de travail partagé, tel que les contrats d’approvisionnement pour les nouveaux fournisseurs, est un point de départ naturel. Vous pouvez ainsi étendre le CLM au groupe avec lequel vous collaborez le plus ou à celui qui présente les goulets d’étranglement les plus importants.
- La culture du changement : certaines équipes et certains collaborateurs sont figés dans leurs habitudes, tandis que d’autres sont plus prompts à percevoir la valeur du progrès. En commençant par un département ouvert aux nouvelles technologies, vous pourrez obtenir l’élan et l’adhésion nécessaires à un changement organisationnel.
- Les objectifs de l’entreprise : si vous avez constaté que votre système CLM avait un impact sur un objectif commercial ou un indicateur de performance clé, recherchez des équipes ayant des priorités communes, telles que les ventes et le service juridique. En montrant vos résultats et en partageant votre expérience autour d’objectifs particuliers, vous pourrez susciter un intérêt et un vocabulaire communs.
3. Commencer modestement et fixer le cap
À ce stade du processus, il est temps de parler à l’autre équipe du projet potentiel. Pour ce faire, interrogez le service sur ses objectifs, faites-lui part de vos idées et montrez-lui le CLM en action.
Vous pouvez, par exemple, organiser un déjeuner-conférence pour présenter votre CLM et un résumé de vos réalisations avant de poser des questions sur les défis actuels de l’équipe. Comme l’autre service ne sait peut-être pas ce qui est possible, vous pouvez apporter quelques idées sur la manière dont le CLM peut l’aider.
4. Concevoir un plan d’implémentation
Vos discussions avec l’autre service ont peut-être révélé un problème brûlant qui constitue l’endroit idéal pour commencer avec un CLM. C’est le moment idéal pour élaborer un plan d’implémentation.
S’il n’y a pas de projet particulier en vue, vous pouvez choisir un projet plus petit pour commencer :
- Transformer un contrat en modèle
- Mettre en place un flux de travail contractuel pour un accord commun
- Collaborer pour enrichir votre bibliothèque de clauses pour les accords partagés
5. 3 mots d’ordre : mesurer, évaluer, répéter
Chaque fois que vous intégrez un nouveau membre de l’équipe dans votre CLM, vous pouvez mesurer son impact et le mettre à contribution pour améliorer encore davantage l’outil. Les données contractuelles telles que la valeur du contrat, le volume et le délai d’exécution illustrent l’impact de votre CLM et peuvent convaincre d’autres équipes de s’y associer.
Enfin, il est très utile d’apprendre de vos pairs juristes par le biais de discussions et de podcasts afin d’obtenir des idées pour les futurs déploiements de CLM. L’introduction d’un CLM dans une nouvelle équipe prend du temps, mais le processus est plus rapide lorsque ce dernier est facile à utiliser. La planification et l’organisation préalables définissent les attentes et aident chaque équipe à se sentir représentée. Bien entendu, le fait d’avoir un partenaire CLM est également utile.
Ainsi, lorsque vous êtes prêt à déployer un CLM dans d’autres départements, n’oubliez pas d’être patient, de personnaliser le processus de manière créative et de faire preuve d’empathie envers chaque nouvelle équipe.
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Sources : StoryShaper, Ironclad.
