La transformation digitale du département finance à l’ère de l’automatisation chez UiPath

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La pandémie et l’environnement macroéconomique actuel accélèrent la nécessité pour les entreprises d’aller encore plus vite dans la réalisation de leur transformation digitale pour rester compétitives. Pour atteindre ses objectifs, l’automatisation est désormais considérée comme un impératif stratégique.

En effet, alors que la transformation digitale a longtemps été perçue comme une solution de remplacement des systèmes et applications vieillissants, on constate aujourd’hui qu’un nombre croissant d’entreprises ajoutent une « couche d’automatisation » au-dessus de leurs applications.

Cette couche d’automatisation se situe entre les employés et les systèmes et applications d’entreprise dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches quotidiennes. En tissant des liens entre les applications, les systèmes et les logiciels, les robots permettent aux organisations de repenser leurs processus métier. Ainsi, elles en récoltent les fruits sans avoir à procéder à des remplacements coûteux, risqués et fastidieux, comme c’était le cas auparavant.

Il y a des années, le département finance et comptabilité (F&A) a été l’un des premiers domaines où notre partenaire UiPath a commencé à utiliser sa technologie en interne. Depuis lors, ses équipes n’ont cessé de trouver de nouvelles façons d’innover.

Les robots logiciels libèrent actuellement plus de 100 000 heures par an au département. Retour sur cette révolution interne.

Réduction des coûts

Mihai Faur, Vice-président principal des finances et contrôleur mondial chez UiPath, a conservé le même nombre d’employés au cours des trois dernières années. Dans le même temps, le chiffre d’affaires est passé de 350 à 900 millions de dollars, tandis que les opérations ont augmenté et sont devenues plus complexes. C’est la puissance de l’autonomisation des employés grâce aux robots logiciels.

S’agissant du traitement des factures, certaines entreprises demandent encore à leurs employés de localiser les factures dans leur système ERP, puis de les télécharger sur les portails des clients. Chez UiPath, un robot nommé « Billy the Portal » s’en charge pour l’équipe de financement commercial. Billy s’assure également que chaque client reçoit la facture dès qu’elle est émise et, à la fin de la journée, il envoie à l’équipe un rapport sur toutes les factures envoyées.

Les économies réalisées grâce aux robots effectuant les tâches transactionnelles sont faciles à calculer. Quel était votre coût par transaction avant l’automatisation ? Quel était le coût du traitement d’une facture ? Comparez ce coût au coût par transaction une fois que les robots se chargent de ces tâches – il est facile pour toute équipe F&A d’être satisfaite des résultats.

Grâce à ces économies de temps et de coût, le département F&A d’UiPath a créé de nouvelles équipes d’opérations de reconnaissance des revenus

En déléguant aux robots les tâches liées aux comptes clients et aux comptes fournisseurs, les employés peuvent se consacrer aux tâches plus complexes. Cette affectation leur a offert de nouvelles possibilités de carrière. Certains d’entre eux sont maintenant en passe de devenir contrôleurs

Gestion de la conformité pour les rapports d’audit

Voici un deuxième exemple des bénéfices suscités par l’automatisation dans le secteur financier des entreprises. Pour de nombreux professionnels de la finance, assurer l’exactitude et le respect des délais requis par les réglementations en matière de conformité est devenu un véritable casse-tête. Et pout cause, les erreurs peuvent coûter des millions aux organisations. 

L’une des premières automatisations du département F&A de UiPath a donc été créée pour faciliter un audit de reconnaissance des revenus. Les systèmes en place il y a trois ans faisaient de cet audit un processus lent et pénible. Une automatisation a été créée pour aider à réaliser l’audit dans les délais réglementaires. 

En effet, les organisations américaines doivent se conformer à la loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX), une loi fédérale qui (entre autres choses) a établi des « normes et règles en matière de rapports d’audit » pour les sociétés cotées en bourse. Le département F&A utilise désormais l’automatisation pour les contrôles SOX. Ainsi, les robots assurent une plus grande précision pour ces audits intégrés

Amélioration de la précision et optimisation de l’exécution des processus

Alors que cela peut prendre près de deux semaines, le service F&A de UiPath clôture les comptes dans les cinq jours suivant chaque clôture trimestrielle.

Il s’agit d’un processus commercial critique qu’il est idéal de déléguer à des robots. En effet, les tâches du processus sont fastidieuses et ennuyeuses : deux facteurs qui peuvent contribuer à l’erreur humaine. A l’inverse, les robots fournissent une précision de 100 % !

Chez UiPath, les robots s’occupant de ces aspects, les employés du service financier ont pu consacrer leur temps et leur attention à l’analyse des données. Le fait que les membres de l’équipe soient plus heureux et plus productifs a également eu pour effet supplémentaire d’augmenter le taux de rétention.

Un exemple plus récent est l’automatisation de la « Collecte de données pour la conformité aux impôts indirects« . Un robot rassemble la documentation requise par le fournisseur de conformité en matière d’impôts indirects. Ensuite, le fournisseur prépare les déclarations fiscales pour toutes les filiales.

Avant le robot, les employés exportaient manuellement tous les rapports et documents justificatifs nécessaires à partir de diverses sources. Avec le robot, il n’y a pas d’erreur de saisie humaine et le processus est plus rapide.

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A propos de StoryShaper

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, UiPath

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