Quels processus automatiser ? Une approche simple en 3 étapes

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Usages du RPA

Les progrès récents des technologies d’hyperautomatisation ont ouvert la voie à de vastes possibilités d’automatisation pour les entreprises. Si l’on ajoute à cela le fait que les cas d’utilisation de ces technologies sont aussi uniques que les entreprises qui les exploitent, il est compréhensible que beaucoup ne sachent pas par où commencer. Bien qu’il n’existe pas de réponse unique, notre retour d’expérience sur des projets d’automatisation variés nous a permis de faire émerger une approche simple en 3 temps pour l’identification des processus à automatiser.

L’approche que nous proposons de détailler ici est constituée de 3 grandes phases : 

  1. Trouver et hiérarchiser les opportunités d’automatisation à forte valeur ajoutée, via une gouvernance centralisée
  2. Démocratiser la génération d’idées d’automatisation en encourageant les employés à suggérer, voire à créer eux-mêmes des automatisations ;
  3. Créer un modèle hybride qui combine ces approches descendantes et ascendantes.

Une approche hybride qui combine à la fois la centralisation et la démocratisation du développement de l’automatisation permet d’alimenter un cycle vertueux, où les processus automatisés génèrent des retombées positives, qui déclenchent ensuite une nouvelle vague d’automatisation.

Le centre d’excellence (CoE) de l’automatisation construit et déploie des automates, que les employés utilisent. Une fois que les employés se sont habitués à travailler avec ces robots, ils commencent à avoir des idées pour de nouveaux cas d’usage. Ils peuvent ensuite les suggérer au CoE, qui évaluera et hiérarchisera les nouvelles opportunités d’automatisation des processus. 

1. Identifiez les opportunités d’automatisation en top-down

En donnant à votre CoE le pouvoir de créer et de mettre en œuvre une stratégie d’automatisation descendante (top-down), vous permettez à cet organe de gouvernance central de déterminer quels processus, une fois automatisés, apporteront la plus grande valeur à l’entreprise.

Le CoE part généralement d’une approche quantitative des processus, avec une estimation basée sur le retour sur investissement. Nous recommandons à nos client de croiser différentes sources d’information : les utilisateurs et les procédures d’un côté, mais aussi l’analyse algorithmique et quantitative de l’autre côté. Pour cela, les outils de process mining sont particulièrement efficaces.

Afin de centraliser et rationaliser les différentes études d’opportunité, il existe plusieurs outils permettant de structurer votre approche. Certains utilisent simplement Excel, mais pour une approche plus collaborative et dynamique, nous recommandons d’utiliser des outils spécialisés comme UiPath Automation Hub.

2. Démocratisez la génération d’idées

Aussi pertinente et détaillée que soit une stratégie descendante, il est toujours nécessaire d’impliquer les utilisateurs finaux dans l’élaboration de votre vision cible. Nous insistons toujours grandement sur la création d’une réelle culture de l’automatisation à mettre en place pour faire vivre et réussir les projets de transformation digitale.

Lors de la phase initiale du projet, c’est le CoE ou toute entité en charge du projet de gouvernance qui va identifier les pistes d’automatisation, d’où la qualification top-down. Lors de cette seconde phase, c’est l’inverse qui est censée se produire : ce sont les (futurs) utilisateurs finaux qui identifient, dans leur quotidien, les tâches qui méritent d’être automatisées. Ils les partagent avec le CoE pour analyse, d’où la qualification bottom-up.

3. Combiner les deux dans une approche hybride

Lorsque vous mettez en œuvre une approche à la fois descendante (top-down) et ascendante (bottom-up) pour déterminer ce qu’il convient d’automatiser, vous créez une boucle de rétroaction qui amplifie les cas d’utilisation et les avantages de l’automatisation. D’après notre retour d’expérience, ce cercle vertueux accélère grandement l’adoption des projets d’automatisation au sein des organisations. Nous vous recommandons donc vivement de suivre les deux voies afin que les processus à automatiser émergent de manière quasiment organique dans votre organisation.

En outre, en combinant les approches descendante et ascendante, vous augmentez la portée de l’automatisation en identifiant des processus a priori invisibles pour le CoE, que l’on appelle la « longue traîne » d’automatisation : 

Distribution des processus automatisés (Source : UiPath)
Distribution des processus automatisés (Source : UiPath)

Une fois la culture de l’automatisation largement diffusée dans votre organisation, si vous avez créé les conditions optimales d’adoption, la question ne sera plus de savoir quels processus automatiser, mais comment les prioriser et sélectionner les meilleures idées.

A propos de StoryShaper :

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Source : StoryShaper

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